Bases de datos y vistas

La información de tu negocio suele terminar repartida entre una hoja de cálculo, un cuaderno y la memoria de quien atiende. La sección Datos te deja guardarla dentro del panel, al lado de las conversaciones: tú defines qué columnas necesitas y quién puede escribirlas —tú, un agente de tu equipo, una automatización o un bot.

Para qué sirve

Cada base de datos es una tabla con los campos que tú elijas. Algunos ejemplos de lo que guarda la gente ahí:

• Restaurante: pedidos con cliente, platos, monto, estado y hora de entrega.
• Tienda de ropa: inventario con producto, talla, color, stock y precio.
• Venta de vehículos: autos con marca, modelo, año, kilometraje, precio y fotos.

Lo que hace distinta a esta sección de una hoja de cálculo es que está conectada al resto del panel: un campo puede apuntar al contacto de la conversación, una automatización puede crear el registro sola cuando llega un mensaje, y ARIA puede responderte «¿cuánto vendí este mes?» sumando directamente sobre estos datos.

Crear una base de datos

1. Entra a Datos en el menú lateral.
2. Haz clic en Nueva base de datos.
3. Ponle nombre (por ejemplo «Pedidos») y, si quieres, una descripción corta.
4. Elige un ícono y un color: es lo que verás en la galería y en las vistas.
5. Añade los campos desde el mismo panel y guarda.

Al terminar entras directo a la tabla. Arriba tienes el nombre (editable con un clic), el conteo de registros, el menú de CSV y el botón Nuevo registro. A la derecha vive el panel de Campos, que es donde se diseña la estructura.

Los tipos de campo

El formulario de campo arranca en modo Básico, con los tipos que se usan el 90% de las veces. El botón Avanzado muestra el resto.

Básicos:

• Texto — nombres, códigos, notas cortas.
• Número — montos, cantidades, kilometraje.
• Fecha — con opción de incluir la hora.
• Sí/No — pagado, entregado, disponible.
• Selección — una lista cerrada de opciones con color (Pendiente, En camino, Entregado).
• Contacto — vincula el registro a un contacto real de tu agenda.
• Imagen, Audio y Video — archivos subidos desde el registro o capturados por un bot.

Avanzados:

• Texto largo — descripciones, observaciones.
• Selección múltiple — varias opciones a la vez (ej. extras de un pedido).
• Email, Teléfono y URL — texto validado con su formato.
• Relación — apunta a otra base de datos tuya (un pedido que apunta a un cliente). Eliges la base destino y si permite vincular uno o varios registros.

Todo campo tiene además una Descripción para la IA. Es opcional pero vale la pena: es la guía que leen los bots y las automatizaciones para saber qué va en ese campo («el monto total del pedido en dólares, sin impuestos»). En modo avanzado también puedes marcarlo como requerido.

Cargar registros a mano

Haz clic en Nuevo registro y se abre un panel lateral con un campo por cada columna. Los de selección muestran sus opciones, el de contacto abre un buscador de tu agenda, el de relación te deja elegir un registro de la otra base, y los de imagen, audio o video aceptan subir el archivo directo. Guardas y la fila aparece arriba de la tabla.

Para editar, haz clic en cualquier fila: se abre el mismo panel con los valores actuales. Los límites de subida son 5 MB para imágenes, 15 MB para audio y 50 MB para video.

Importar y exportar CSV

Si ya tienes tus datos en una hoja de cálculo, expórtala como CSV y súbela. El botón CSVde la barra superior tiene las dos opciones.

1. Archivo: arrastra el CSV o elígelo. Indica si la primera fila son encabezados (viene marcado).
2. Mapeo: por cada columna del archivo eliges a qué campo va. Si los nombres coinciden, el panel las empareja solo; si no, puedes pulsar Analizar con ARIA para que la IA proponga el mapeo y luego lo corriges. Abajo ves una vista previa con las primeras cinco filas ya interpretadas.
3. Resultado: cuántos registros entraron, cuántos se omitieron y el detalle de cada fila con problema.

La importación es tolerante: las filas válidas entran y las que fallan se reportan una por una con el número de fila y el motivo («Fila 14 · Precio: «doce» no es un número válido»). No se aborta todo por un dato malo.

La exportación descarga la tabla completa, no lo que estés viendo en pantalla: los filtros y la búsqueda no se aplican al archivo. Las relaciones salen como el nombre del registro vinculado y los contactos como «Nombre (teléfono)».

Buscar, filtrar y borrar

Arriba de la tabla tienes un buscador y unos chips de filtro. Son cosas distintas:

• El buscador mira los campos de texto, texto largo, número, email, teléfono y URL, el nombre de la opción elegida en los campos de selección y el nombre del contacto vinculado. No busca dentro de fechas ni de campos sí/no.
• Los chips de filtro aparecen para los campos de selección, sí/no, fecha (rango desde/hasta) y contacto. Se combinan entre sí y con la búsqueda.

Abajo eliges cuántas filas ver por página (10, 25, 50 o 100; por defecto 25). Marcando las casillas de la izquierda puedes borrar varios registros de una vez —la selección aplica a la página que estás viendo— y siempre te pide confirmación.

Vistas guardadas

Una vista es una forma fija de mirar la misma tabla. En lugar de volver a poner los mismos filtros cada mañana, los guardas una vez:

1. Pon los filtros que quieras sobre la tabla.
2. Haz clic en Guardar vista.
3. Ponle nombre («Pedidos pendientes»), elige un ícono y el tipo: Tabla o Tablero.

La vista queda como una pestaña arriba de la tabla, junto a la pestaña Tabla original, y tiene su propia dirección para compartir con el equipo. Las vistas son de la organización: las ve todo el que tenga acceso a la sección, no son personales.

Desde el menú de la vista puedes renombrarla, duplicarla o eliminarla. Eliminar una vista no borra ningún registro: solo desaparece esa forma de mirarlos.

Vista de tablero (kanban)

El tablero necesita un campo de selección para agrupar: cada opción de ese campo se convierte en una columna. Si tu tabla no tiene ningún campo de selección, la opción aparece deshabilitada —crea primero un campo tipo «Estado» con sus opciones.

• Arrastras una tarjeta de una columna a otra y eso cambia el valor del campo en el registro. Es el mismo dato, cambiado desde otra pantalla.
• En pantallas chicas, o si prefieres no arrastrar, cada tarjeta tiene un menú Mover a… con las columnas destino.
• Los registros que todavía no tienen valor en ese campo caen en una columna Sin valor.
• Cada columna carga 25 tarjetas y tiene un botón Cargar más; el número del encabezado es el total real de esa columna.
• Al hacer clic en una tarjeta se abre el registro completo para editarlo.

Montar una vista en el menú

Si hay una vista que abres todos los días, puedes dejarla a un clic en el menú lateral. Ve a Ajustes → Navegación, usa Añadir vista y elígela. Ahí mismo puedes renombrar la entrada al vocabulario de tu negocio («Datos» → «Inventario») y reordenar el menú.

Ocultar una sección del menú es comodidad, no seguridad: lo que cada persona puede ver o modificar lo definen los permisos del rol, no el menú.

Guardar datos desde una automatización

Lo interesante empieza cuando dejas de cargar registros a mano. En el editor de automatizaciones hay tres pasos para esto:

• Guardar registro — crea una fila nueva en la base que elijas.
• Buscar registro — encuentra una fila existente por un campo clave (coincidencia exacta o parcial) y deja el resultado disponible para los pasos siguientes.
• Actualizar registro — busca y modifica solo los campos que indiques. Tiene una opción para crearlo si no existía.

En cada uno eliges la base de datos y luego, campo por campo, qué guardar: un texto fijo, un dato del contacto o de la conversación, o el resultado de un paso anterior. Dos atajos que ahorran trabajo: en un campo de contacto puedes elegir «el contacto de esta conversación», y en un campo de imagen, audio o video puedes elegir «el archivo recibido», que toma lo último que envió el cliente por chat.

Los bots y ARIA leyendo tus datos

Los mismos tres pasos se pueden entregar a un agente de IA. En la configuración del paso activas Usar como herramienta y escribes cuándo debe usarlo («cuando el cliente confirme un pedido»). Conectado a un agente autónomo, el bot decide solo cuándo guardar o consultar.

En el mapeo de campos aparece entonces un interruptor Lo completa la IA por campo: los que actives los rellena el modelo con lo que entendió de la conversación, y el resto los sigues controlando tú con un valor fijo. La Descripción para la IA del campo es lo que le indica qué escribir ahí, así que vale la pena completarla.

ARIA, la asistente del panel, también ve estas bases de datos. Puedes pedirle cosas como:

• «¿Cuánto vendí este mes?» o «pedidos por estado» — calcula totales, promedios y conteos por categoría directamente sobre la base, sin que tú abras nada.
• «Búscame los pedidos de María» — consulta y te muestra los registros.
• «Créame una base de datos de citas con estas columnas» o «agrega una columna Precio a Inventario».
• «Quiero ver los pedidos como tablero por estado» — te crea la vista.

Todo lo que escribe o borra te lo propone antes con un botón de confirmación, y los borrados te dicen la tabla y la cantidad exacta antes de ejecutarse.

Límites y detalles a tener en cuenta

• Hasta 50 campos por base de datos y 100 opciones por campo de selección.
• Hasta 20 vistas guardadas por base de datos.
• Importación: máximo 5.000 filas y 2 MB por archivo.
• La cantidad de bases de datos y de registros por base depende de tu plan. Si alcanzas el tope, el panel te lo dice y puedes subir de plan desde Facturación.
• Borrar una base de datos elimina sus campos y todos sus registros. Antes de confirmar te muestra cuántos registros se pierden y si otra base la estaba referenciando por un campo de relación.
• Renombrar una opción de un campo de selección no rompe nada: los registros que la tenían siguen apuntando a la misma opción con el nombre nuevo.
• Los cambios se ven en vivo: si alguien de tu equipo o un bot guarda un registro, tu pantalla se actualiza sola.