Agenda

La agenda es tu propio sistema de citas dentro de la plataforma. Funciona desde el primer día, sin conectar Google Calendar ni ningún otro calendario. Lo que la diferencia de un calendario común: cada cita puede mandarle recordatorios automáticos al cliente (por email un día antes, por WhatsApp una hora antes) y queda ligada al contacto y a la conversación donde se acordó.

Conectar tu Google Calendar es opcional y se puede hacer después: sirve para espejar tus citas allá y para traer tus eventos de Google al calendario del panel. Por ahora es el único proveedor externo soportado; Outlook y Apple Calendar todavía no.

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Para qué sirve la agenda

• Que el cliente no se olvide: al crear la cita marcas los recordatorios y la plataforma los manda sola, por email y por WhatsApp. Es la razón principal para agendar aquí y no en una libreta aparte.
• Todo pegado a la conversación: la cita se guarda con el contacto y con el chat donde se acordó, así que desde el calendario abres la conversación en un clic y desde la conversación ves todas las citas de esa persona.
• Tus automatizaciones y agentes de IA agendan solos: hay un paso «Agendar cita» que un flujo puede ejecutar, y que un agente de IA puede usar por su cuenta en plena conversación.
• Todo en una vista: lo de hoy, lo de la semana y lo que viene, sin salir del panel.

Crear una cita

Hay tres formas de abrir el formulario:

• El botón Nueva cita, arriba a la derecha del calendario.
• Arrastrando sobre una franja horaria del calendario: la cita queda con ese horario ya cargado.
• El botón + que aparece sobre cada día del calendario: propone de 9:00 a 10:00 de ese día.

Después completas:

1. Título — obligatorio. Es lo que se ve en el calendario y lo que viaja en el recordatorio.
2. Inicio y Fin — fecha y hora. El fin tiene que ser posterior al inicio.
3. Contacto (opcional) — escribe al menos dos letras para buscar entre tus contactos. Si el cliente todavía no está en tu lista, deja el buscador vacío y escribe nombre, email y teléfono a mano.
4. Descripción (opcional) — detalles internos de la cita; también se incluyen en el recordatorio por email.
5. Sincronizar con Google Calendar — solo aparece si conectaste Google.
6. Recordatorios — la parte importante, explicada en la siguiente sección.
7. Haz clic en Crear cita.

La cita aparece de inmediato en el calendario y en el panel «Lo más próximo».

Recordatorios automáticos al cliente

En el bloque Recordatorios del formulario tienes dos casillas:

• Recordar por email 1 día antes — sale 24 horas antes de la cita, al correo del contacto (o al que escribiste a mano). Lleva el nombre de tu negocio, el título, el día, el horario y la descripción.
• Recordar por WhatsApp 1 hora antes — sale 60 minutos antes. Al marcarla tienes que elegir dos cosas: el canal de WhatsApp por el que sale y la plantilla aprobada que se envía.

El de WhatsApp llega horas o días después de la última conversación, así que fuera de la ventana de 24 horas solo puede viajar como plantilla aprobada — por eso te la pide. La plataforma busca la conversación de ese teléfono en el canal elegido y, si no existe, la crea; el recordatorio queda en el chat como un mensaje más, a la vista de tu equipo.

La plantilla recibe dos datos, en este orden: {{1}} el título de la cita y {{2}} la fecha y hora. Arma la plantilla con esas dos variables. Si tiene una tercera, queda vacía, Meta rechaza el envío y el recordatorio se marca como fallido.

Al crear la cita se revisa que todo esté en orden y, si falta algo, la cita no se guarda y te lo dice: sin correo no puedes pedir recordatorio por email, sin teléfono no puedes pedirlo por WhatsApp, y la plantilla tiene que estar aprobada y pertenecer al canal elegido.

Otros comportamientos que conviene conocer:

• Los recordatorios se definen al crear la cita. Después no se agregan ni se quitan desde el panel.
• Si creas la cita con menos de una hora de anticipación, el recordatorio de WhatsApp ya está vencido y sale casi de inmediato (el envío se revisa cada minuto).
• Si cancelas la cita, los recordatorios que todavía no salieron quedan cancelados: el cliente no recibe nada.
• Las citas que entran desde Google Calendar no llevan recordatorios: solo los tienen las que creas aquí.

Citas ligadas a contactos y conversaciones

Dentro de una conversación, en el panel de datos del contacto, hay una sección Citas con las últimas citas de esa persona (las más recientes primero), cada una con su estado. La que nació en ese chat lleva el distintivo Esta conversación.

1. El botón Nueva cita de esa sección abre la Agenda con el contacto ya cargado y un aviso: «La cita quedará vinculada a la conversación desde la que viniste».
2. Completas el formulario normal y creas la cita. Queda guardada con ese contacto y ese chat.
3. Desde el calendario, al abrir una cita vinculada, aparece el enlace Abrir conversación para saltar directo al chat.

Si dentro del formulario cambias de contacto, el vínculo con la conversación se descarta automáticamente — así una cita nunca queda colgando del chat de otra persona.

Completar y cancelar: los estados de una cita

Toda cita nace Confirmada. Al hacer clic sobre ella —en el calendario o en una tarjeta de «Lo más próximo»— se abre su detalle: estado, horario, datos del cliente, enlace a la conversación y descripción. Si sigue confirmada, ahí tienes dos botones:

• Completar — la marca como atendida y la pinta de verde.
• Cancelar — la deja como cancelada y cancela sus recordatorios pendientes.

Cancelar no borra la cita. No hay papelera: la cita se queda en el calendario en gris y con «(Cancelada)» delante del título, y sigue apareciendo en el historial del contacto. Es a propósito — así ves cuántas citas se caen y quién las cancela.

Los colores del calendario te dicen el estado de un vistazo:

• Violeta — cita de tu agenda, confirmada.
• Azul — evento traído de tu Google Calendar.
• Verde — completada.
• Gris — cancelada.

El panel Lo más próximo (a la derecha, en pantallas anchas) lista las siguientes citas que todavía no terminaron, sin contar las canceladas.

Vistas del calendario

• Semana — la vista con la que abre la agenda: los 7 días con sus franjas horarias.
• Mes — el mes completo. Muestra hasta 3 citas por día; el resto se agrupa en un «+N más».
• Día — un solo día, hora por hora.

Cambias de vista con los botones de arriba a la derecha del calendario, y te mueves con las flechas y el botón Hoy de la izquierda. La grilla muestra de 6:00 a 23:00 y no tiene franja de «todo el día», así que las citas siempre llevan hora.

En pantallas grandes, el panel izquierdo suma un mini calendario para saltar de fecha y la lista de calendarios conectados (si no conectaste ninguno, dice «Sin sincronización externa»).

Conectar Google Calendar (opcional)

Conéctalo solo si quieres que tus citas y tus eventos de Google vivan en los dos lados. Toma menos de un minuto:

1. Ve a Agenda en el menú lateral.
2. En el panel izquierdo, debajo de «Calendarios», haz clic en Conectar Google Calendar.
3. Si todavía no instalaste la integración de Google Calendar, haz clic en Instalar y después en Conectar.
4. Se abre una ventana de Google donde te pide permiso para que la plataforma vea y modifique tus eventos. Esto se llama autorización OAuth (una forma estándar de darle permiso a una app sin tener que compartirle tu contraseña — sigues siendo el único que la sabe). Acepta los permisos.
5. Cuando vuelves, la integración queda como «Conectado» y tus eventos empiezan a aparecer en el calendario.

Con Google conectado cambian tres cosas:

• Al crear una cita aparece la casilla Sincronizar con Google Calendar. Si la marcas, el evento también se crea en tu calendario principal de Google.
• Tus eventos de Google entran solos a la agenda: cada 10 minutos se revisan los próximos 45 días y se muestran en azul. Si un invitado del evento tiene el mismo correo que uno de tus contactos, la cita queda ligada a ese contacto.
• La sincronización va en los dos sentidos para lo básico: si borras el evento en Google, la cita aparece cancelada aquí; si cancelas aquí una cita sincronizada, el evento se borra en Google.

Agendar desde automatizaciones y agentes de IA

En el editor de automatizaciones, dentro del grupo Contactos y agenda, está el paso Agendar cita. Crea la cita en tu agenda con lo que le indiques:

• Título, descripción y fecha/hora de inicio (admiten variables del flujo, así usas lo que el cliente dijo en el chat).
• Duración en minutos, en vez de una hora de fin.
• A quién: el contacto de la conversación, el resultado de un paso anterior, o nombre, email y teléfono sueltos.
• Si se sincroniza con Google.
• Los recordatorios que quieras. Aquí eliges libremente los minutos de antelación y el canal (email, o WhatsApp con su canal y plantilla) — no estás limitado a «1 día» y «1 hora» como en el formulario del panel.

Si el flujo corre dentro de una conversación, la cita queda ligada a ella igual que si la hubieras creado a mano. Y si activas en ese paso la opción Usar como herramienta, un agente de IA puede agendar por su cuenta durante la charla, cuando entienda que llegó el momento.

Del otro lado está el disparador Evento de calendario, que arranca un flujo a partir de una cita. Eliges cuándo dispara —cuando se crea la cita, cuando se cancela, al llegar la hora de inicio o X minutos antes de que empiece (60 por defecto)— y puedes filtrar por texto del título (por ejemplo, solo las que digan «Consulta») y por origen: cualquiera, solo las de tu agenda o solo las que vienen de Google. Cada cita dispara una sola vez por automatización y por momento elegido.