Base de Conocimiento

Las bases de conocimiento son la información de tu negocio en un formato que la IA puede consultar. Pegas texto, subes documentos o agregas páginas web, y cuando un cliente pregunta algo, el agente busca ahí la respuesta en lugar de improvisarla.

Crear una base de conocimiento

Las bases de conocimiento se gestionan desde el editor de una automatización, en la pestaña Conocimiento. Una base es de toda la organización: la creas una vez y la reutilizas en cualquier automatización.

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1. Abre cualquier automatización (o crea una) y entra a la pestaña Conocimiento.
2. Haz clic en Crear y ponle un nombre descriptivo.
3. Abre la base y agrégale fuentes: texto, documentos o URLs.
4. Conéctala a tu agente IA con un nodo Base de conocimiento en la pestaña Workflow.

Agregar fuentes

Al abrir una base ves tres botones. Puedes combinarlos todo lo que quieras dentro de la misma base:

• Añadir texto: pegas el contenido directamente en una ventana, con un título opcional. Es la vía más rápida para preguntas frecuentes, precios o políticas que no tienes en ningún archivo. Admite hasta 100.000 caracteres; si tu texto es más largo, guárdalo como .txt y súbelo como documento.
• Agregar URL: pegas la dirección de una página y bajamos su contenido automáticamente.
• Subir documento: seleccionas un archivo. Formatos soportados: PDF, DOCX, XLSX, XLS, TXT y CSV.

Después de agregar una fuente no tienes que hacer nada más: extraemos el texto y lo preparamos para búsqueda por nuestra cuenta. El estado de cada fuente te dice en qué punto va.

Estados de las fuentes

Cada fuente pasa por dos etapas —extraer el texto y luego prepararlo para búsqueda— y muestra una etiqueta con el punto en el que va:

• Pendiente: la fuente fue agregada y está en cola.
• Procesando: estamos extrayendo el contenido del documento o de la página web.
• Indexando: el texto ya está, ahora lo estamos partiendo en fragmentos y preparándolo para que el agente pueda buscar dentro. Suele durar poco, pero en documentos grandes puede tomar un rato.
• Listo: la fuente quedó indexada y el agente ya la consulta. Muestra la cantidad de caracteres extraídos.
• Error: algo falló. El mensaje te dice qué: URL inaccesible, documento protegido, o —muy común— créditos o cuota de IA agotados. Revisa el motivo antes de reintentar.

Si abres el panel Avanzado de la base ves el resumen: cuántas fuentes tiene, cuántos caracteres suman, en cuántos fragmentos quedaron y cuántos tokens se consumieron al indexarlas.

Indexar consume créditos

Preparar una base para búsqueda no es gratis: cada fuente hay que procesarla con IA. Ese trabajo consume tokens, que se descuentan de la cuota de IA gratuita de tu plan si la tienes, y de tus créditos cuando no.

Vale la pena tenerlo presente porque:

• El costo es proporcional al tamaño de lo que subes. Un manual de 500 páginas cuesta bastante más que tu lista de precios.
• Se paga al indexar, no al responder. Una base grande no encarece cada respuesta del agente —solo el momento de prepararla— pero sí se vuelve a pagar cada vez que la re-indexas.
• Si te quedas sin saldo a mitad de camino, la fuente queda en Error con ese motivo. Recargas y la vuelves a agregar o re-indexas la base.

En Uso de IA ves cuánto llevas gastado y en qué.

Editar contenido extraído

Una vez que una fuente está en estado Listo, puedes revisar y editar el contenido extraído:

1. Haz clic en la fuente para expandirla.
2. Edita el texto en el área de contenido.
3. Haz clic en Guardar cambios.

Esto es útil para corregir errores de extracción o eliminar información irrelevante que podría confundir al agente. Es también la forma más barata de mantener una base al día: corriges el precio a mano en vez de volver a subir el PDF entero.

Re-indexar una base

Al pie de cada base hay un botón Re-indexar. Vuelve a recorrer todas sus fuentes: baja de nuevo el contenido de las URLs para detectar cambios y regenera la preparación de todo el material.

Úsalo cuando:

• Cambió el contenido de una página web que agregaste y quieres que el agente vea la versión nueva.
• Una fuente quedó en Error por falta de saldo y ya recargaste.
• En el panel Avanzado aparece la marca «desactualizadas»: significa que esas fuentes se prepararon con una versión anterior de nuestro motor de búsqueda y conviene ponerlas al día.

Eliminar fuentes y bases

Puedes eliminar fuentes individuales haciendo clic en el icono de papelera junto a cada una. Para eliminar una base de conocimiento completa, usa el botón Eliminar al pie de la base.

Cómo la usa el agente

Esto es lo que más se malinterpreta: el agente no lee la base completa en cada mensaje. Cuando llega una pregunta, buscamos dentro de la base los fragmentos que tienen que ver con ella —alrededor de una docena— y solo esos viajan junto con la pregunta. Es lo mismo que haría un empleado: no se relee el manual entero, va al capítulo que corresponde.

Dos consecuencias prácticas:

• Una base grande no encarece cada respuesta. Lo que crece con el tamaño es el costo de indexarla, no el de responder.
• Lo que sí importa es cómo está escrita. Si un dato está enterrado en medio de un párrafo sobre otro tema, la búsqueda puede no traerlo. Títulos claros y párrafos por tema mejoran las respuestas más que agregar más material.

Puedes conectar varias bases a un mismo agente para cubrir áreas distintas (productos, políticas, preguntas frecuentes): la búsqueda las recorre todas. Para conectarlas, ve a Automatizar, abre el flujo del agente y engancha un nodo de Base de conocimiento al nodo del agente, en la pestaña Workflow.

Si una base todavía no quedó indexada —sus fuentes muestran la marca «Sin vectores»— el agente igual la aprovecha: en ese caso le pasamos el texto tal cual, hasta un tope. Funciona, pero es menos preciso y más caro por respuesta, así que conviene que termine de indexarse.