Tablero de conversaciones
La lista de conversaciones te dice qué llegó último. El tablero te dice en qué punto está cada cliente: cuántos esperan presupuesto, cuántos ya pagaron, cuántos quedaron sin respuesta. Es la misma bandeja de entrada, vista como un embudo.
Para qué sirve
Un negocio casi nunca atiende conversaciones sueltas: atiende un proceso. Un pedido pasa por «Nuevo», «En cocina» y «Entregado». Una venta pasa por «Interesado», «Presupuesto enviado», «Cerrado». Un taller pasa por «Diagnóstico», «Autorizado», «Listo para retirar».
El tablero te muestra ese proceso completo en una pantalla: una columna por etapa, una tarjeta por conversación y un contador arriba de cada columna. De un vistazo sabes dónde se te está acumulando el trabajo.
Consejo: arma primero las etapas en papel, en el orden real en que ocurren, y recién después créalas. Tres a seis etapas suele ser suficiente. Un tablero con doce columnas nadie lo mira.
Cómo abrir el tablero
Entra a Conversaciones. Arriba a la derecha de la lista hay dos botones redondos: uno con el ícono de lista y otro con el ícono de columnas. Toca el de columnas y la pantalla completa cambia al tablero. El botón de lista te devuelve.
La vista queda guardada en la dirección de la página, así que puedes marcarla como favorito o dejarla abierta en una pestaña fija del navegador.
Ojo: el tablero no hereda los filtros de la lista. Si venías filtrando por canal, por etiqueta o por búsqueda, al pasar al tablero esos filtros se limpian, y al volver a la lista esta arranca en su estado normal. El tablero siempre muestra todo lo que puedes ver.
Si no ves los botones: el tablero es una función en acceso anticipado. Contacta a soporte para que la activen en tu cuenta.
Carpeta o etiqueta: cuál usar
Esta es la confusión más común, y el tablero la vuelve importante: solo las carpetas son columnas.
- Carpeta = etapa. Es exclusiva. Una conversación está en una sola carpeta a la vez. Moverla a otra la saca de la anterior. Por eso sirven para representar un proceso: nadie está «en cocina» y «entregado» al mismo tiempo.
- Etiqueta = clasificación. Es múltiple. Una conversación puede tener varias etiquetas a la vez: «Urgente» + «Mayorista» + «Reclamo». No representan avance, representan características.
Regla práctica: si la pregunta es «¿en qué punto va?», es una carpeta. Si la pregunta es «¿de qué tipo es?», es una etiqueta. Las dos conviven: las etiquetas aparecen como pastillas de color dentro de la tarjeta, en la columna donde esté. Todo sobre etiquetas está en la guía de Etiquetas.
Las columnas son tus carpetas
El tablero no tiene columnas propias: usa las carpetas de tu organización, en el orden que tú definas. Si todavía no tienes carpetas, verás una sola columna.
Para crear una carpeta, desde la lista de conversaciones:
- Abre el filtro de Carpeta en la barra de filtros.
- Toca Crear carpeta.
- Escribe el nombre de la etapa y elige un color.
- Guarda. La columna aparece en el tablero al instante, también para tus compañeros.
La primera columna del tablero es siempre Sin carpeta, en gris: es todo lo que entró y aún nadie clasificó. Es tu bandeja real de trabajo pendiente. No se puede mover de lugar ni ocultar.
Cada columna muestra el nombre, el color que le pusiste y un número: la cantidad total de conversaciones que hay en esa etapa (no solo las que alcanzas a ver en pantalla).
Ojo: los nombres de carpeta no se repiten. Si intentas crear una que ya existe, el sistema te avisa. Y si eliminas una carpeta, no pierdes ninguna conversación: todas vuelven a la columna Sin carpeta.
Qué muestra cada tarjeta
Cada tarjeta es una conversación. En ella ves:
- La foto del contacto y, encima, el ícono del canal por donde escribe.
- El nombre del contacto y hace cuánto fue el último mensaje.
- Un adelanto del último mensaje.
- Un globo con la cantidad de mensajes sin leer, si los hay.
- Las etiquetas de la conversación, con su color.
- El nombre de la persona asignada, si está asignada.
Dentro de cada columna las tarjetas van de más reciente a más antigua. Se cargan por tandas: baja el cursor dentro de la columna y aparecen las siguientes. Cada columna tiene su propio desplazamiento, y el tablero completo se mueve de lado arrastrando el fondo o con la barra de abajo.
Mover una conversación de etapa
Hay dos formas, y las dos hacen exactamente lo mismo:
- Arrastrando. En computadora, toma la tarjeta y llévala a otra columna. En celular o tablet, mantén el dedo presionado un instante sobre la tarjeta antes de arrastrarla: esa pausa existe para que puedas desplazarte por el tablero sin levantar tarjetas por accidente.
- Desde el menú. En la esquina de la tarjeta hay un menú de tres puntos con la opción Mover a… y la lista de columnas destino. Útil en pantallas chicas.
El cambio es inmediato y lo ven todos los que tengan el tablero abierto, sin recargar. Mover una tarjeta no envía nada al cliente: solo cambia la etapa interna.
¿Te equivocaste de columna? Muévela de vuelta. No hay historial que se rompa ni mensaje que se pierda.
Ojo con los permisos: mover tarjetas requiere permiso para editar conversaciones. Si tu rol no lo tiene, verás el tablero completo pero las tarjetas no se arrastran ni aparece el menú Mover a….
Reordenar y ocultar columnas
El orden de las columnas debería seguir el orden real de tu proceso. Para cambiarlo, arrastra la columna desde su encabezado y suéltala donde quieras. También puedes usar el menú de tres puntos del encabezado y elegir Mover a la izquierda o Mover a la derecha.
En ese mismo menú está Ocultar del tablero. Sirve para etapas que ya no usas a diario, o para carpetas que creaste como archivo y no como paso del embudo.
Ojo: ocultar una columna afecta a toda la organización, no solo a ti. La carpeta sigue existiendo, sus conversaciones siguen ahí y puedes seguir filtrando por ella en la lista: lo único que desaparece es la columna.
Para volver a mostrarla: en la lista de conversaciones abre el filtro de Carpeta, toca el lápiz de esa carpeta y activa el interruptor Mostrar en el tablero. Ese mismo interruptor te deja ocultarla desde ahí, sin pasar por el tablero.
Reordenar y ocultar columnas requiere permiso sobre las carpetas. Quien no lo tenga verá el tablero igual, pero sin el menú del encabezado.
Abrir el chat sin salir del tablero
Toca una tarjeta y la conversación se abre en el panel lateral, en una pestaña propia. El tablero queda detrás, intacto: no pierdes el desplazamiento ni la posición de las columnas. Respondes, cierras la pestaña y sigues moviendo tarjetas.
Ese panel es el mismo donde vive el asistente. Las dos pestañas conviven, así que puedes leer el chat y consultarle algo al asistente sin cerrar nada.
Dentro del panel tienes la conversación completa: historial, envío de mensajes, notas internas, etiquetas y asignación. Es el mismo chat de siempre, solo que en un costado.
Que el embudo avance solo
Mover tarjetas a mano funciona, pero lo interesante es que el embudo se mueva solo. En el editor de automatizaciones existe el paso Mover a carpeta.
Lo agregas como cualquier otra acción del flujo y eliges la carpeta destino de una lista. También puedes elegir Bandeja de entrada (sin carpeta) para sacar la conversación de toda etapa.
Ejemplos que se arman en minutos:
- Cuando el cliente confirma el pago, la conversación pasa sola a «Pagado».
- Cuando el agente IA detecta que quiere cotizar, pasa a «Presupuesto pendiente».
- Cuando marcas el pedido como despachado, pasa a «Entregado» y sale del pendiente de todos.
El paso también sirve para retroceder: si el cliente escribe de nuevo después de cerrado, puedes devolverlo a la etapa de atención.
Ojo: si eliminas una carpeta que estaba usada en una automatización, ese paso deja de hacer efecto en silencio — el flujo sigue corriendo, pero la conversación no se mueve a ningún lado. Cuando borres una etapa, revisa las automatizaciones que la mencionaban.
Cada quien ve lo suyo
El tablero respeta exactamente las mismas reglas de visibilidad que la lista. Si un agente solo puede ver las conversaciones que tiene asignadas o las de su equipo, su tablero muestra únicamente esas: las tarjetas y también los contadores de cada columna.
Es decir, dos personas pueden abrir el mismo tablero y ver números distintos, y eso es correcto. Cada quien ve su carga real. Cómo se reparte esa visibilidad está explicado en la guía de Equipos y asignación.
Qué no aparece en el tablero
- Las conversaciones archivadas. Archivar es sacar algo del flujo de trabajo; el tablero solo muestra lo activo. Si archivas una conversación, su tarjeta desaparece de la columna.
- Lo que quedó fuera del historial de tu plan. Si tu plan guarda una cantidad limitada de días de historial, las conversaciones más antiguas que ese límite no se muestran, igual que en la lista.
- Lo que no te corresponde ver, según tus permisos y asignaciones.
Una columna sin nada dice Sin conversaciones. Eso puede ser buena señal (nada trabado en esa etapa) o mala (nadie está clasificando lo que entra). Lo que casi siempre conviene vigilar es la columna Sin carpeta: mientras más crece, más está entrando sin que nadie lo dirija.
En resumen: crea una carpeta por cada etapa real de tu negocio, ordénalas como ocurren, mueve las tarjetas mientras aprendes el proceso y, cuando el patrón sea claro, automatiza los saltos con el paso Mover a carpeta.